随着信息技术的迅猛发展，现代办公设备在各级机关得到了广泛的应用，因其应用范围广、自动化程度高、功能强大的优点，极大地提高了办公效率。在给工作带来方便的同时，也给安全保密带来了诸多问题，需要我们了解其特性，充分认识泄密途径及危害，积极采取有效措施，在安全保密环境下发挥其效能。
一、办公设备主要特性
办公设备总体发展趋势是设备性能更加优越、使用更加方便、系统更加完备和技术更加完善，具有以下突出特点：
一是功能比较强大。目前，多数办公设备将数字化技术、集成化技术、计算机技术和办公设备技术高度融合，呈智能化发展趋势，具有信息处理、存储记忆、快速扫描、安全通信等多种功能，具备电子商务、智能平台、视频通讯、无限扩展等特点，用户可以在任意位置使用各种信息终端获取需要的服务。
二是自动化程度高。信息科学技术水平在不断的向前发展，办公设备与传统手工作业相比，具有海量存储、高速传输、即时通讯等优势，使信息交流、信息传播更加快捷，只要接通电源，轻按相关开关，设备就能够自动运转，而且工作效率相当高。
三是应用领域较广。办公设备利用现代化技术，全面或大部分代替办公人员的业务活动，优质高效地处理办公信息和办公事务，使用者对办公设备的依赖程度在逐步加大，现代办公设备在党政机关和军队各个单位得到了广泛的应用，可以说只要办公，就缺少不了相应的办公设备。
四是安全系数较低。办公设备品种多样、结构精巧、功能齐全、交互即时，给部队安全检查、发现纠治增加了难度，应用安全系统较低。比如：核心技术掌握在别人手中，设备中不可避免存在未知特殊功能或“后门”隐患；安装应用不明软件，在软件运行中可能造成涉密信息扩散和泄密；违规操作使用，很难做到及时发现、实时监控和有效查处，等等。
二、办公设备泄密途径
办公设备往往受外界环境、应用技术、人为因素和日常管理等影响，从而使信息在“无意”中泄露。
一是办公设备自身造成的泄密。电磁辐射泄密。由于办公设备是以传递电磁信号为其特征，使用过程中产生各种信息通过电磁辐射暴露在空中，采用相应的接收设备就可以接收到辐射在空中的有用信息而泄密。窃密装置泄密。目前，多数功能强大的打印机、复印机、扫描仪等设备仍还依靠进口，这些设备在出厂时有的已经被安装了窃密装置，使用这些设备时，窃密装置会自动将处理的信息转换为电子信号发射出去，从而造成泄密。存储功能泄密。新型打印机、复印机、传真机等设备，大部分都内置了存储器，有的也可以直接联接互联网。这些设备在工作中，会将处理过的信息存储在临时存储器中，在维护、维修时，外部人员可提取存储器内的信息，这样会使信息外泄。
二是人为因素造成的泄密。由于安全保密宣传教育工作不到位，部分人员对办公设备保密管理工作的重要性认识不足，思想上不能引起警觉，往往因保密意识淡薄而泄密。使用人员使用设备追求性能，满足于会操作使用，相关技术知识不掌握，存有泄密隐患漏洞不知情，往往在使用办公设备时粗心大意泄密。近些年，各级加强了对办公设备的保密管理，制定出台了一系列规定，对设备选型、购置、使用、维修、报废处理等环节进行了要求，但私自购买、违规使用的现象依旧存在，存在着隐患漏洞。
三是管理不到位造成泄密。技术水平不高。目前，核心技术掌握在他人手中，缺乏有效的技术手段来对办公设备进行检测，办公设备中存在未知特殊功能或“后门”的隐患是不可避免，是否存在安全隐患无从知晓。防护措施不力。为了确保办公设备充安全保密使用，充分发挥其效能，我们应用了电磁屏蔽、电磁干扰、信息传输加密和物理隔离等技术，但实际工作中落实的并不理想，使得办公设备经常处于无设防状态，存在隐患。落实责任不清。突出表现在设备的使用没有真正落实“谁使用谁负责、谁管理谁负责”要求，随处存放、随意使用容易使信息被窃取、复制或篡改，往往是出了问题后推卸责任。
三、办公设备安全保密管理问题及对策。
一是条块结合，齐抓共管，努力打造办公设备保密管理体制。加强组织领导。各极领导要把办公设备保密管理列入重要议事日程，纳入保密整体工作之中，积极关心和支持这项工作，用更多的精力抓好办公设备保密管理工作，要积极选调高素质的专业技术人才，充实办公设备保密管理工作队伍。加强宣传教育。要把普及保密知识，增强保密意识，作为加强办公设备保密管理工作的重要环节来抓。大力普及办公设备安全保密管理知识，把保密教育与高科技知识学习紧密结合起来，切实在增长知识、强化意识、提高技能上下功夫。明确职责分工。各级保密委员会应切实负起责任，加强宏观筹划，实施科学指导。技术安全保密检查办公室作为保密委员会的重要技术力量，应在保密办的组织指导下，切实负起对办公设备的技术检查、检测、应急处置和相关产品的测评认证职责；通信、设备保障等业务部门也应各司其职，密切配合，按照“谁主管、谁负责”的原则，落实好保密工作责任制。
二是求真务实，严格管控，科学创造办公设备保密管理机制。办公设备保密管理，必须抓住易出现问题的环节，采取有效管控措施，以确保安全保密为前提，以满足工作需要为原则，建立一个既利于工作又便于保密的管理机制。健全管理制度。我们要针对使用管理中的实际，重点围绕设备使用、信息传递、日常管理和违规追究等事项，建立健全审批审查、维护操作、用户授权、责任追究等制度，使办公设备管理做到有法可依。落实管控措施。管理内容主要包括信息设备防失窃、防内置、防失控。落实措施上要加强设备的日常保管，不接受别人赠送的信息设备，购买、维修遵守保密规定并采取保密措施，及时清除存储的涉密信息，严禁将涉密信息设备在非涉密场所使用。强化督导检查。各级保密工作部门应综合运用行政和技术于段，实施经常性的检查与监测，对办公设备选型、购置、使用、维修、报废等实施全过程的监督和管理，确保各项规章制度的落实；要及时发现问题，堵塞漏洞，消除隐患，对安全保密隐患严重的设备或系统，要立即停用，限期整改。
三是加强研究，科学防范，努力提高办公设备保密管理水平。一是要选用好设备。选好、用好设备是做好办公设备保密的基础、关键所在。选择设备时，应注重安全、实用，不能盲目求洋、求新、求全，尽量选用国产的设备，选用功能结构熟悉、简捷，经过安全认证的产品。二是要应用好技术。要利用好现有技术像低辐射技术、电磁屏蔽技术、电磁干扰、信息加密等技术应用比较成熟，性能也较好，在办公设备运行中应大力加以鼓励；要开发好关键技术，充分利用军队和地方的科技优势，协同攻关，应力争在加密技术、信息存储检测、安全评估技术等方面寻求突破，努力改变受制于人的不利局面。三是要加强研究。把办公设备保密管理研究作为信息安全保密理论研究的重要课题，广泛发动机关、院校和科研部门进行深入系统的研究，真正做到把握办公设备发展趋势、认清特点规律、找到有效办法，牢牢掌握做好办公设备安全保密管理工作的主动权。
在高新技术运用到办公设备里，技术防范的领域也在逐渐扩展，安全保密工作面临着一系列新情况、新问题。为此，我们必须要不断地学习新知识，掌握新技术，提高安全保密技术防范能力，全方位、多角度做好办公设备保密管理工作。
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